El ciclo de Deming : Método PDCA para la mejora continua

El ciclo de Deming : Método PDCA para la mejora continua

¿ Qué es el ciclo de Deming ?

El ciclo PDCA fue ideada durante los años 1950 por William Edwards Deming, profesor y consultor, promotor del concepto de calidad total. William Edwards Deming invento un método para determinar porqué algunos productos o procesos no tuvieron la calidad esperada. Este enfoque se ha convertido en una herramienta estrategica utilizada en muchas organizaciones. Se utiliza para resolver problemas y también para innovar probando nuevas ideas. El ciclo de Deming es más relevante que nunca en la economía digital que requiere el uso de pruebas y experimentos para desarollar nuevos productos y nuevas aplicaciones.

Gracias al ciclo PDCA, las empresas pueden identificar lo que hay que mejorar, y probar lo en un proceso de mejora continua. Sirve para mejorar la organización de una empresa, un proceso, un enfoque que no es satisfactorio (problema de calidad, retrasos, seguridad insuficiente).

Igualmente se puede utilizar para desarrollar un nuevo producto. Los empresarios pueden utilizarlo durante la elaboración de su proyecto para estructurar su enfoque.

Para actividades como la creación de una empresa o la implementación de un nuevo sistema, el ciclo PDCA se utiliza a menudo con el método de las Cinco W (qué, quién/quiénes, cuándo, dónde, por qué, cómo).

Los cuatros fases del ciclo PDCA

El ciclo PDCA permite resolver problemas de una manera rigurosa y metódica a través de cuatros fases :

P (Plan) Planificar

El ciclo de Deming empieza con una etapa de planificación y de preparación del trabajo a realizar. Esta primera etapa consiste a :

• identificar y analizar el problema o la oportunidad
• definir una hoja de ruta, un plan de acción, las tareas a realizar
• definir los metas y las responsabilidades de las personas, de los departamentos o equipos que participarán a la realización de las tareas
• preparar el seguimiento del proyecto y determinar los indicadores de desempeño que se utilizarán durante la etapa de verificación.

Para analizar un problema, se pueden utilizar herramientas como el diagrama de Pareto, el diagrama de Ishikawa or el método de los cinco ¿ Por qué ?.

D (Do) Desarollar

Se pone en práctica el plan de acción definido en la primera etapa, se realiza una prueba piloto o un prototipo (prueba a pequeña escala, por ejemplo un departamento de la empresa o una área geográfica determinada o un grupo de clientes específico).

Durante esta etapa se recogen informaciones que permitirán validar la innovación o el cambio.

C (Check) : Controlar

Esta etapa consiste en analizar los resultados obtenidos a la segunda etapa, utilizando los indicadores definidos a la primera etapa, para determinar si el proyecto es un éxito o un fracaso.

En el caso de un éxito, se puede pasar a la etapa siguiente.

En el caso de un fracaso, es decir si no se logran los objetivos, es necesario regresar a la primera etapa. Igualmente se puede probar otros cambios y repetir las etapas 2 y 3. Sin embargo si el plan no funciona como previsto, hay que regresar a la primera etapa para planificar un otro enfoque.

A (Act) Actuar o Ajustar

En esta cuarta etapa se pone en aplicación los cambios a gran escala.

No obstante, no olvide que el ciclo PDCA es un metodología, y no un proceso con un principio y un fin. El producto se convierte en una nueva referencia que se puede mejorar de manera constante.

Ciclo PDCA y métodos ágiles

El ciclo de Deming permite asegurar el seguimiento y la mejora continua en un proyecto.

Auque el ciclo de Deming fué creado antes de las metodologías ágiles, se aplica bien con el método iterativo e incremental de realización en un proyecto ágil.

El objetivo es lograr un nivel de calidad determinado para el proyecto. Mientras que no se logre el objectivo el ciclo continua. El cliclo de Deming permite mejorar los procesos de proyecto en permanencia.

Las metodologías ágiles como Scrum o XP por ejemplo se basan en un proceso de mejora continua. Utilizan un método iterativo, incremental y adaptativo de realización del entregable. Si las necesidades del cliente cambian durante la realización, estos cambios se pueden tener en cuenta durante los diferentes iteraciones. La validación continua de los entregables por los usuarios permite asegurar la calidad funcional. Otra ventaja es que los usuarios se involucran más en el proyecto. La validación técnica está asegurada usando la pruebas unitarias continuas, la revisión permanente del código por todos los desarrolladores y la refactorización del código para evitar acumular la deuda técnica.

Entonces el ciclo de Deming se basa en el mismo principio que los métodos ágiles. Si relacionamos el proceso de mejora continua PDCA y el método Scrum por ejemplo, se realizará la fase de planificación durante la Planificación de sprint (al comienzo de un sprint). Las historias de usuario a tener en cuenta se priorizan, se estiman y se dividen en tareas. La fase de realización occurre durante el sprint. Las tareas se comparten entre los diferentes miembros del equipo. Se realizan los controles durante el Scrum Diario (Daily Standup), la revisión de sprint (al final de un sprint) y la retrospectiva del sprint. Durante el Scrum Diario se tratan de los problemas que ocurren. En la revisión de sprint se presenta el trabajo realizado durante el sprint. Se toma nota de los cambios de requisitos o de las mejoras que hay que realizar en el producto. La revisión de sprint permite adaptar el producto. Las problemas recurrentes se plantean durante la retrospectiva. Se plantean las problemas con todos los miembros del equipo para solucionarlos. El objectivo de la retrospectiva es realizar una mejora continua de los procesos de proyecto.

Las decisiones tomadas durante la retrospectiva se ponen en aplicación durante la última fase, la etapa de Ajustar.

Ventajas y limitaciones

Ventajas

El ciclo PDCA se puede utilizar en un número casi ilimitado de tipos de proyecto. Se adapta fácilmente.

El ciclo se aprende fácilmente : es una herramienta sencilla y intuitiva. Puede también ser más complejo según el nivel de habilidades de calidad.

Las acciones se llevan a cabo en el contexto de un plan que incluye el control y el análisis de desviaciones. El proyecto está delimitado, lo que limita el riesgo de desvios.

Limitaciones

Como el principio del ciclo PDCA es bastante simple, lo que puede llevar a un mal uso de la herramienta.

El ciclo PDCA necesita una inversión a largo plazo.

El ciclo PDCA puede limitar la proactividad cuando se ejectuta el plan.

El ciclo de Deming no es adecuado para una situación de crisis cuando se necesita una respuesta rápida.

Puntos claves

• El cliclo PDCA / PDSA es un procesos continuda de planificación, de ejecución y de evaluación (o de estudio) y de acción. Es un método simple y eficaz para resolver las probemas y gestionar el cambio. Este enfoque es utíl para probar una idea o medidas de mejora en pequeña escala antes de modificar y reevaluar los procesos.
• El método empieza con una fase de planificación que le permita identificar las problemas y oportunidades de mejora. Durante la fase de ejecución se prueban los cambios en pequeña escala y luego se verifican los resultados.
• El proceso no se acaba en la última etapa. Sin embargo, se puede repetir el ciclo tantas veces como sea necesario hasta que se consigue la mejora deseada.

Diagram by Karn G. Bulsuk (http://www.bulsuk.com)